一、先说说：病案归档不是“堆文件”，是给每一份病案“编身份证”
医院里的病案（病历）出院后，都要送到病案管理科“备案归档”。这可不是把一摞摞病历塞进柜子就完事，而是像“图书馆整理书籍”——给每份病案编编号、分分类、定位置，确保日后想找的时候，3分钟内就能翻出来，就像查字典时按拼音或部首查字，一翻一个准。
病案管理科有句行话：“归档乱，找断肠；归档顺，查轻松。”一份病案可能要保存30年（甚至更久），期间可能被医生调阅（比如患者再次住院时参考）、被医保审核（核对治疗项目）、被科研使用（分析疾病数据）。如果归档没章法，找一份病案可能要翻遍十几个柜子，耽误事不说，还可能弄丢重要资料。
二、第一步：给病案“编个唯一的号”，就像每个人的身份证号
每份病案出院后，第一件事是“编号”——这个号是唯一的，就像身份证号，一辈子跟着这份病案，不管存多久、搬多少次柜子，编号都不变。
1.编号规则：“年度+顺序号”，一眼看出“什么时候的病案”
现在最常用的是“年度-顺序号”规则：比如“2024-05689”，前四位“2024”是出院年份，后面五位“05689”是当年出院病案的顺序（第5689份）。这样一看编号，就知道这份病案是2024年的，不用翻开看内容。
对“老病号”（多次住院的患者），会用“终身号”——第一次住院时编一个号（比如“2020-01234”），以后每次住院都用这个号，只是在后面加“-1、-2”（比如第二次住院是“2020-01234-2”）。这样查患者所有住院记录时，只要输这个终身号，就能调出所有病案，不用记每次的新号。
2.编号标记：“贴标签+电子录入”，双保险
编号确定后，会在病案封面贴一个“条形码标签”（像超市商品的条形码），同时把编号录入电脑系统（病案管理软件），和患者姓名、住院号、出院诊断绑定。找病案时，既可以按编号在柜子里找，也可以在电脑上搜编号，定位到具体存放位置（比如“第3柜第2层第5格”）。
三、第二步：给病案“分分类”，按“疾病”和“科室”归堆，就像书店分“小说”“科普”
归档前，病案会按“疾病类型”和“住院科室”分类，就像书店把书分成“文学类”“科技类”，方便按类别查找：
1.按“疾病大类”分：内科病、外科病、妇科病，各占一片区
病案管理科的库房会分成不同片区：内科片区（存放心内科、呼吸科等病案）、外科片区（存放骨科、普外科等病案）、妇产科片区、儿科片区……每个片区再按“具体疾病”细分，比如内科片区里，心内科的病案单独放（再细分冠心病、心衰等），呼吸科的单独放（细分肺炎、哮喘等）。
这样，当医生需要“找100份糖尿病患者的病案做研究”时，直接去内科片区的“内分泌疾病”专柜，不用翻其他科室的病案，效率提高一大半。
2.按“出院时间”排：新病案在前，老病案在后，像日历一样有序
每个疾病或科室的专柜里，病案按“出院时间”排列：同一年的病案，1月出院的放最前面，12月的放最后面；不同年份的，近的年份（比如2024年）放外面，远的年份（比如2010年）放里面（或移到高层柜子）。
就像“家里的相册，按年份从新到旧排”，想找2023年3月出院的病案，直接在2023年的那一堆里，从1-3月的位置找，不用乱翻。
四、第三步：“上架存放”有讲究，柜子、位置、朝向，都为了“好拿好存”
病案的存放不是“塞满柜子就行”，从柜子的设计到病案的摆放角度，都有讲究，既要节省空间，又要方便取放：
1.专用档案柜：带“分层隔板”和“标签槽”，像“书架”一样规整
病案管理科用的是“密集架档案柜”（可以左右移动，节省空间），柜子里有分层隔板（每层高度可调，适合不同厚度的病案），每层前端有“标签槽”（插着标签，写着“2024年内科-冠心病”），一眼就能看出这一层放的是什么病案。
柜子还带“防尘帘”和“防潮装置”（比如除湿机），避免病案受潮（纸张发霉）、落灰（影响翻阅），毕竟病案要存几十年，得保证纸张完好（字迹不褪色、纸张不脆化）。
2.病案摆放：“竖放+对齐”，不折叠、不挤压
病案要“竖放”（像书立着放），不能横堆（避免上面的病案压坏下面的），每一排病案之间用“书立”固定（防止倾倒），并且对齐柜边（前端齐平），这样从外面看，每一层都整整齐齐，哪个位置少了一份病案，一眼就能发现。
厚度特别厚的病案（比如大手术的病案，有几十页），会单独放在“加厚档案盒”里，避免散开；页数少的病案（比如门诊小手术），会用“装订夹”固定，防止纸张脱落。
五、第四步：“电子备份”，电脑里也存一份“影子”，不怕丢、不怕坏
现在的病案归档，不光存纸质版，还要“电子化”——把病案扫描成电子版（PDF格式），存在医院的服务器里，和纸质版编号对应，这是“双保险”：
1.扫描录入：“逐页扫+高清拍”，和纸质版一模一样
病案管理科有专门的“扫描工作站”，工作人员会把纸质病案逐页扫描（速度很快，每分钟能扫30页），扫描后的电子版和纸质版完全一致（字迹、图片、印章都清晰），还会给电子版标上页码（和纸质版对应）。
扫描完成后，会有人核对（抽查10%的病案），确保电子版没有漏页、模糊，然后上传到医院的“电子病案系统”，用编号加密保存（只有有权限的人才能查看）。
2.电子查找：输“姓名、编号、诊断”，10秒定位，不用跑库房
想查病案时，医生或审核人员可以在电脑上登录电子病案系统，输入患者姓名（或编号、住院号），系统会立刻调出对应的电子版病案（包括每一页内容），还能显示纸质版的存放位置（方便需要纸质版时去库房取）。
这种“电子+纸质”双存档，好处太多：电子版方便快速查阅（不用跑库房翻柜子），纸质版作为原始凭证（法律要求保存），即使纸质版暂时找不到，电子版也能应急。
六、“查病案”就像“查字典”，三步到位，快得很
有了前面的编号、分类、存放章法，查病案就像查字典一样简单，不管是找纸质版还是电子版，三步就能搞定：
1.确定“查找线索”：姓名、编号、住院号，有一个就行
想查病案，只要知道其中一个线索（比如患者姓名“张三”，或住院号“202405689”），就能开始找。如果记不清全名，知道“大概年份+疾病”（比如“2023年住院的糖尿病患者李四”），也能缩小范围。
2.电脑检索：定位“存放位置”，比翻目录还快
在病案管理系统里输入线索，系统会显示：
-纸质版：编号“2023-04567”，存放位置“内科片区第5柜第3层第8格”。
-电子版：直接显示“点击查看”，点进去就能翻阅（还能搜索关键词，比如在100页的病案里搜“血压”，立刻定位到所有提到血压的页面）。
3.取放登记：“谁借了、借多久”，全程有记录
如果要借纸质版病案（比如医生需要参考），得在“借阅登记本”上记录（姓名、编号、借阅日期、预计归还日期），还的时候再登记“归还日期”，确保病案不会丢失（就像图书馆借书登记）。电子版病案则有“浏览记录”（谁查看过、查看了哪一页），方便追溯。
七、总结：归档有章法，病案“活”起来，用处才能最大化
病案的备案归档，看着是“整理文件”的小事，其实是医院管理的“大事”——没有章法，病案就是一堆废纸（找不着、用不了）；有了章法（编号唯一、分类清晰、存放有序、电子备份），病案才能“活”起来：医生能快速调阅病史，科研能方便收集数据，医保能高效审核费用。
就像字典之所以好用，是因为它有严谨的编排规则（拼音、部首、页码）；病案之所以能随时找到、随时能用，靠的就是归档时的那些章法——每一个编号、每一个分类、每一个存放位置，都是为了让病案“召之即来”，在需要的时候发挥最大作用。
(丁梅 郑州大学第三附属医院 手术室 主管护师)
